Другим примером  внедрения Сбалансированной системы показателей в государственной секторе является проект в городе Хельсингборге (Швеция).

Причиной открытия такого проекта по разработке и внедрению Сбалансированной системы показателей послужило желание главы города изменить философию управления и превратить свой город в рыночно ориентированный. Городу требовалось повысить свою привлекательность и конкурентоспособность.  Видение долгосрочного развития было таковым: Хейсингберг должен был стать самым привлекательным городом в Швеции и обеспечить достойный уровень житель для каждого своего жителя. Высокое качество жизни в гармонии с природой – это был девиз города. Сбалансированная система показателей должна была послужить необходимым механизмом для достижения поставленной цели.

До 1999  года единственным механизмом управления были бюджеты и отчеты о них. Однако возникла необходимость измерения и оценки эффективности использования не только материальных и финансовых ресурсов, но и нематериальных. Одной из существенных проблем была недостаточная информативность и открытость деятельности государственных структур города. Жители не знали ни той ситуации, которая была на текущий момент, ни приоритетных направлений развития своего города.

И однажды глава города решил коренным образом изменить сложившуюся ситуацию.

Первые результаты не заставили себя ждать. Первоначально в разработанной Сбалансированной системе показателей было шесть перспектив, потом их количество было уменьшено до четырех. До начала проекта был проведен семинар с участием ведущих политических деятелей и руководителей ключевых структур города.  Целью семинара было рассказать о Сбалансированной системе показателей и обсудить возможные пути ее разработки и внедрения.  Возражения  против внедрения ССП возникли у финансистов, главным аргументом которых было то, что этот процесс будет занимать много времени и отвлекать от разработки традиционных бюджетов.  В итоге в рамках семинара были сформулированы 10 ключевых положений, которые должны были лечь в основу разработки Сбалансированной системы показателей.

1. ССП будет новым механизмом управления городом;
2. ССП будет новым механизмом контроля за деятельностью структур города;
3. Каждый должен осознать необходимость использования ССП  - это будет служить индивидуальной мотивацией;
4. ССП должны уделяться значительное количество времени, а обычное время на разработку бюджетов следует сократить;
5. Каждый должен быть вовлечен в этот процесс;
6. Сбалансированная система показателей  - это не просто проект, ССП   должна стать основой для каждого;
7. В процессе разработки и внедрения ССП необходимо определить ключевые движущие силы;
8. Ответственность за вовлечение граждан в процесс должна быть возложена на комитеты и административные структуры;
9. Необходимо выделить достаточно количество финансовых ресурсов;
10. Законодательные органы власти должны обеспечить соответствующий юридический статус данному проекту.

Хельсингборг представляет собой классический пример проекта по построению Сбалансированной системы показателей. Данный проект охватил  следующие ключевые моменты: разработка и доведение стратегии до большого количества человек; существование понимание того, что традиционные системы управления уже не справляются с измерением эффективности деятельности и не охватывают вклад нематериальных активов, которые приобретают все большее значение; необходимость убеждения различных групп общества в целесообразности и эффективности использования ССП.

Изначально одним из основных положений в проекте по ССП было вовлечение каждого в процесс разработки Сбалансированной системы показателей. В процессе разработки системы коммуникации упор был сделан на следующие основные слова: диалог, вовлечение, понимание, открытость, управление. Ключевым фактором успеха должен был стать постоянный диалог и обратная связь в рамках всей организации, поскольку для того, чтобы ССП плавно вошла в жизнь государственных служащих и стала для них естественным явлением, необходимо, чтобы она постоянно была на слуху у всех.

ССП была на повестке дня всех заседаний. Презентации о достигнутых результатах представляли собой короткий доклад, который, однако, должен был включать в себя всю необходимую информацию. Разработанных в рамках ССП показателей должно было быть немного, и они должны были быть простыми и понятными как для сотрудников государственной структуры, так и для простых граждан.  Основным моментом в процессе разработки и внедрения показателей является то, что все показатели должны были поддерживаться информационными системами.

Большое значение имел сам процесс разработки Сбалансированной системы показателей. Важно, чтобы голос каждого был услышан, чтобы каждая инициатива была рассмотрена.

Целью проекта по построению Сбалансированной системы показателей было не только повысить эффективность управления городом, но и создать целостное представление о дальнейшем экономическом развитии города и упорядочить деятельность всех муниципальных служб. Это означало, что все они должны были быть вовлечены в процесс разработки и внедрения ССП.

Для придания соответствующего юридического статуса этому процессу необходимо было на начальном этапе заручиться поддержкой политических организаций.  

Внесение изменений в систему управления государственными структурами - это вопрос в высшей степени политический. Будущие реформаторы должны знать, что, по крайней мере, в краткосрочном плане реформы, призванные повысить экономическую эффективность, продвигаются за счет использования инструментов, способствующих росту "политической эффективности", то есть за счет "закулисных" сделок, направленных на то, чтобы откупиться от тех действующих лиц, которые, если этого не сделать, станут неуправляемыми. Поэтому формальный проект реформы должен дополняться осуществлением политической стратегии, которая обеспечила бы необходимое маневрирование тогда, когда потребуется торговаться. Без этого программа реформирования управления госструктурами вряд ли принесет положительные результаты.

Политикам необходимо время от времени следить за результатами деятельности, изменения для того, чтобы продолжать поддерживать проект по ССП.  Представителей политической элиты необходимо было увлечь этим процессом с тем, чтобы они ушли от разработки традиционных бюджетов.

Для руководства проектом был сформирован специальный комитет.

Система руководством проекта включала в себя: представителей политических кругов, проектную группа, состоящую из представителей тех ключевых четырех направлений, которые были определены в начале проекта. Каждый из этих представителей был ответственным за свое направление.  Также в состав руководства проектом входили представители администрации города.

В исполнительную группу проекта вошли  сотрудники, ответственные за реализацию планов. Эти люди впоследствии должны были разработать свои индивидуальные Сбалансированные системы показателей. Таким образом, получилось, что в каждой заинтересованной и имеющей отношение к ССП структуру находился либо контролер, либо методолог.

В дополнение к этому за пределами организации были сформированы группы. Например, в школе была образована группа, ответственная за свою Сбалансированную систему показателей. Она следила за качеством и своевременностью сбора информации для показателей.

С первого взгляда может показаться достаточно амбициозным вовлечение рядовых граждан в проект по ССП.

 Существенным в реализации этих амбиций является отражение проведенных мероприятий и достигнутых результатов в ресурсах сети Интернет. В Хельсингборге проводился опрос жителей с целью дать оценку проведенным мероприятиям, результаты которого позже помещались на веб - сайте города.

Обучение Сбалансированной системе показателей

Более 40 служащих приняли участие в программе обучения Сбалансированной системе показателей, которая проводилась в 2000-2001 гг. Основной задачей этого обучения было фокусирование на роли  нематериальных активах в процессе создания ценностей.

Подобные эксперименты по внедрению ССП были также проведены в ряде других городов Швеции, и результаты этих проектов подробно обсуждались на заседаниях Шведской Ассоциации органов местного самоуправления.  Позже члены проектной команды Хельсингборга по ССП стали выступать с семинарами в других городах, делясь своим опытом.

Взаимосвязь с системами   планирования  и отчетности

В начале проекта инициатива по внедрению ССП встретила неодобрение со стороны муниципальных финансовых служб. После того, как в 2000 году руководитель финансовой службы ушел на пенсию, велся долгий поиск кандидата на эту должность, который поддержал бы идею Сбалансированной системы показателей.

Сбалансированные системы показателей Хельсингборга были разработаны на разных уровнях управления: на уровне всего города, на уровне различных структур. Некоторые муниципальные структуры детализировали свои Сбалансированные системы показателей до  уровня отдельных команд. Сбалансированная система показателей стала доступной для каждого, и все могли быть в курсе того, что происходит в городе.

Несмотря на видимые взаимосвязи между  Сбалансированными системами показателей различных структур, формальных связей определено не было. Каждая из них была сфокусирована на определенном направлении и на том, как наиболее доступно и своевременно предоставлять информацию сотрудникам и рядовым гражданам.  Результатом разработки и обсуждения Сбалансированных систем показателей стало более эффективное взаимодействие муниципальных структур в целях наилучшего удовлетворения общественных потребностей.