При разработке ключевых показателей компания должна продумать ответы ряд вопросов:

 Четко сформулировать стратегические задачи. Независимо от того, что компания считает главным для обеспечения ее долгосрочного успешного функционирования: лидерство на рынке, удовлетворение клиентов, высокое качество, скорость, разработка новой продукции, снижение стоимости, профессионализм их людей, их репутация как фирмы, либо комбинация этих и других задач, - она должна отслеживать эти показатели и сообщать их соответствующим людям с целью направить всю компанию в нужном направлении. Ясность намерений фокусирует всю организацию и создает потенциал для согласования действий в рамках всей компании;

 сфокусироваться на основных бизнес-процессах. Компании начинают переосмысливать необходимость вертикальных иерархий и думать в терминах горизонтальной организации и базовых процессов – тех фундаментальных аспектов бизнеса, от которых зависит общий успех. Например, в области высоких технологий разработка продукции, вероятно, является базовым процессом. В сложившейся, мало изменчивой и высоко конкурентной производственной среде ключевыми процессом может быть снабжение материалами и производственная обработка, от чего зависит минимизация себестоимости продукции. Чрезвычайно важно понять, что показатели деятельности отражают ключевые характеристики базовых процессов и их конечные результаты.

 сфокусироваться на критических факторах. Ключевые показатели деятельности фокусируют внимание организации на критических факторах для успешного функционирования. Если в измерении успеха превалирует удовлетворенность заказчика, что определяется такими факторами, как оказанные услуги, высокое качество, быстрое реагирование, ассортимент и стоимость, то все эти факторы являются показателями и должны найти отражение в системе показателей деятельности. Если увеличение ассортимента не так важно, а время реагирования и стоимость критичны, тогда факторы измерения, связанные с временем реагирования и стоимостью, являются более важными. Фокусировка подразумевает именно это. Крайне важно определить именно те несколько показателей результатов деятельности, которые действительно являются критичными для достижения успеха. Критические факторы успеха время от времени могут меняться. На этапе становления компании превалирующим фактором может быть завоевание рынка. Впоследствии, этим фактором может стать ряд новых видов продукции и реагирование на спрос. Как только фирма встанет на ноги, для нее может стать важным вопрос снижения себестоимости. Процесс отслеживания показателей результатов деятельности должен быть гибким и подстраиваться в соответствии с изменением критичности факторов измерения;

 сигнализировать о результатах деятельности. Большинство систем измерения исследуют исторические результаты деятельности, зачастую в сравнении с предопределенным бюджетом, и генерируют отклонения для дальнейшего выяснения причин их возникновения. На реализацию этого процесса уходит масса времени и сил. А ведь самым главным является понять, улучшилась ли положение дел. Действительно эффективные показатели деятельности должны функционировать как устройства раннего предупреждения, анализируя критические переменные компании и сообщая об их динамике и потенциальных проблемах;

 идентифицировать, какие критические факторы требуют внимания. Руководство должно обращать особе внимание на критические переменные, которые не отражают усовершенствований или не доходят до уровня ожиданий. В хорошо сформированной системе показателей деятельности можно идентифицировать, на каких именно критических факторах необходимо сфокусироваться для достижения запланированных результатов;

 использовать систему как основу для поощрения. Основное назначение показателей деятельности – это, конечно, сделать, в конце концов, фирму успешной. Ключевые участники, внесшие непосредственный вклад в обеспечение успешности фирмы, должны быть вознаграждены в той мере, в какой компания стала успешной. Показатели деятельности, фокусируясь на ключевых переменных, влияющих на достижение фирмой своих целей, могут служить в качестве основы для поощрения.

В процессе разработки и внедрения ключевых показателей, необходимо тщательно выровнять в соответствии с целями, стратегиями и задачами высшего руководства все основополагающие процессы компании – сверху-вниз вплоть для конкретных задач группы и отдельных участников. Выравнивание необходимо провести и сквозь организацию с тем, чтобы согласовать ранние стадии процесса с поздними стадиями и, что особенно важно, с желаемыми конечными результатами, несмотря на то, что возможность фокусировки на конкретные задачи достаточно ограничена. Разработка и внедрение ключевых показателей заключается в балансировании внешних и внутренних, долгосрочных и краткосрочных факторов, одновременно с обеспечением потребностей разнотипных групп потребителей и достижением долгосрочной финансовой стабильности.