Оптимальный подход к управлению запасами заключается в нахождении оптимального  соотношения между тремя категориями затрат: затратами, связанными с заказом сырья и материалов и других товаров (отражаемых впоследствии в качестве запасов организации) (order cost); затратами, связанными с хранением запасов (cost of stockholding) и затратами, связанными с дефицитом запасов (stock  out costs). Управление запасами производственного предприятия включает в себя управление запасами сырья и материалов, управление незавершенным производством, а также управление запасами готовой продукции. В свою очередь управление запасами торгового предприятия включает в себя управление запасами товаров, предназначенных для последующей продажи. Затраты, связанные с заказом (закупкой) сырья и материалов, являются затратами, связанными с осуществлением заказа на поставку сырья и материалов (или других видов запасов). (Пример составляющих элементов данных затрат рассмотрен далее в настоящем разделе методической рекомендации.) В случае, если запасы приобретаются, затраты, связанные с заказом запасов, включают в себя затраты на размещение заказа на покупку и затраты на получение запасов. В случае, если запасы производятся организацией самостоятельно, затраты, связанные с заказом запасов, включают в себя затраты на подготовку соответствующей внутренней документации, а также, затраты на наладку оборудования для производства определенного вида запасов.

Затраты, связанные с хранением запасов, – это затраты на оплату труда складских рабочих, плата за аренду складских помещений и другие подобные затраты, вызванные необходимостью хранить запасы сырья и/или готовой продукции  на собственных складах  организации или на складах других организаций. Западными специалистами в области управленческого учета было подсчитано, что годовые затраты на хранение запасов составляют одну треть затрат на их производство или закупку. При принятии решений относительно поддерживания определенного уровня запасов необходимо учитывать тот фактор, что дефицит запасов также приводит к возникновению затрат. Если, например, у предприятия периодически отсутствует тот или иной вид продукции, клиенты этого предприятия скорее всего начнут сотрудничать с другими поставщиками, и таким образом данное предприятие потеряет определенный процент своих клиентов. Затраты, связанные с дефицитом запасов, иногда сложно оценить, однако они являются существенным фактором в процессе управления запасами и контроля над ними.

Причины, по которым организации поддерживают определенный уровень запасов сырья, материалов и готовой продукции (или товаров) в разных организациях различны. В качестве примера наиболее общих причин для разных видов компаний можно назвать следующие:

• отсутствие 100-процентной определенности в отношении покупательского спроса и стабильности производственного процесса (поломки оборудования). В такой ситуации запасы будут резервом на случай если у организации закончатся те виды запасов, которые ей необходимы на определенный момент времени;
• возможность получения скидки при покупке большого объема запасов;
• элиминирование затрат, которые возникли бы в случае многократного заказа  небольших объемов сырья и материалов (или других видов запасов).

В настоящее время многие организации осуществляют переход от использования традиционных систем управления запасами к более  современным системам с целью повышения эффективности управления запасами. В качестве примера можно назвать систему оптимального планирования производственных потребностей сырья и материалов и систему «точно в срок». Одним из основных допущений, используемых в этих системах, является минимальный (минимально необходимый) объем хранения запасов и небольшие объемы заказов, так как основной целью использования этих систем  является получение возможности своевременного реагирования на изменения в спросе покупателей.