В управлении запасами наиболее часто используются следующие показатели:

• период хранения запасов;
• коэффициент оборачиваемости запасов
• оптимальный объем заказа.

Период хранения запасов

Показатель периода хранения запасов отражает среднее количество дней, прошедших с момента осуществления инвестиции в приобретение (производство) запасов до момента их реализации в результате осуществления продаж в составе себестоимости продаж. Данный показатель рассчитывается при помощи следующей формулы:

На основе отчетности компании XYZ, представленной в разделе 2.2.3., произведем расчет периода хранения запасов за 2001-й и 2000-й год (предположим, что остаток запасов на начало 2000 года составлял 90 000 рублей).

 Период хранения запасов:

По результатам расчетов мы видим, что в 2001 году произошло увеличение периода хранения запасов. Существует предположение относительно того, что чем короче период хранения запасов, тем  лучше, так как затраты, связанные с хранением запасов достаточно высоки, и следовательно минимальный период хранения запасов способствует их снижению  и является показателем эффективного управления запасами. Однако, для того, чтобы сделать вывод относительно того, насколько эффективно компания управляет своими запасами необходимо понимать специфику осуществляемой ею деятельности. Так, например, для предприятий, производящих трансформаторы, период хранения запасов может составлять 365 дней, а для предприятий, выпускающих пиво, в среднем период хранения запасов может составлять 30 дней.

Коэффициент оборачиваемости запасов

На основе той же информации, что и при расчете периода хранения запасов, можно рассчитать коэффициент оборачиваемости запасов по следующей формуле:

Коэффициент оборачиваемости запасов показывает нам скорость «работы» запасов, т.е. сколько раз в течение определенного периода (как правило года) запасы сырья и материалов были переработаны в готовую продукцию, продажа которой была осуществлена в течение этого же периода. Для большей информативности проводимого анализа эффективности управления запасами организации, целесообразно производить сравнение значения данного коэффициента, рассчитанного организацией (внешними пользователями финансовой отчетности) со значениями данного коэффициента других организаций, осуществляющих свою деятельность в той же отрасли, что и данная (рассматриваемая) организация.

Как правило, чем выше значение коэффициента оборачиваемости запасов, тем эффективнее политика управления запасами в организации. Однако, в некоторых случаях очень высокое значение этого коэффициента может означать то, что организация поддерживает слишком низкий уровень запасов, в результате чего у нее очень часто возникает дефицит запасов. В такой ситуации организации было бы более выгодно поддерживать более высокий уровень запасов, не смотря на то что произойдет некоторое уменьшение значения коэффициента оборачиваемости запасов.  

Низкое значение коэффициента оборачиваемости запасов может означать наличие у организации медленно обращающихся запасов (например, запасы сырья и материалов, которые относительно редко используются при производстве определенных видов продукции, так как спрос на эти виды продукции является относительно невысоким), а также устаревание (обесценение) определенных видов запасов. Наличие устаревших (обесценившихся) запасов влечет за собой их списание, что отрицательно сказывается на общей ликвидности запасов.

Так как коэффициент оборачиваемости запасов является в некотором смысле «приближенным показателем», для осуществления детальной оценки эффективности политики управления запасами необходимо рассчитывать оборачиваемость отдельных групп запасов (запасов сырья и материалов, незавершенного производства, готовой продукции, товаров) для того, чтобы выявить наличие дисбаланса между ними, что в свою очередь может означать, что в отдельные группы запасов вложено слишком много средств.

Использование коэффициента оборачиваемости запасов помогает выявить проблемную область в системе управления запасами, которая требует дальнейшего детального исследования и принятия мер по устранению возникших проблем.     

Для компании XYZ коэффициент оборачиваемости запасов будет следующим:

При сравнении коэффициентов за 2000 и 2001 год очевидно, что произошло замедление оборачиваемости запасов в 0,2 раза. Для того чтобы оценить в какой мере такое замедление оказывает отрицательное влияние на эффективность управления запасами, а также оборотным капиталом в целом необходимо осуществить детальный анализ причин его возникновения.

Оптимальный объем заказа

Оптимальным является объем заказа при котором затраты, связанные с заказом (закупкой) сырья и материалов (и других видов запасов), а также затраты, связанные с хранением сырья и материалов являются минимальными.

Оптимальный объем заказа1 может быть определен при помощи составления таблицы затрат, связанных с заказом различных объемов сырья и материалов, графически, а также при помощи использования соответствующей формулы. В настоящем разделе методической рекомендации рассмотрен последний метод определения оптимального объема заказа.

В качестве базовой формулы, используемой для расчета величины оптимального объема заказа, можно привести следующую формулу:

  ,

где

EOQ –  оптимальный объем заказа (Economic Order Quantity);

D – объем использования запасов за год (в единицах);

S – затраты, связанные с заказом (закупкой) партии сырья и материалов;

H – затраты, связанные с хранением одной единицы запасов (за год);

C – затраты на покупку или производство одной единицы запасов;

i – процент стоимости единицы запасов, представленный затратами, связанными с ее хранением, таким образом: H = iC.

При помощи данной формулы можно определить наиболее оптимальный объем заказа на покупку сырья и материалов (а также других видов запасов), а также оптимальный объем заказа на производство готовой продукции и полуфабрикатов.

Данная формула может использоваться при определении оптимального объема заказа как на длительный период времени (год), так и на более короткий период (квартал/месяц). Частота производимых расчетов величины оптимального объема заказа в течение года зависит от характера деятельности, осуществляемой организацией (например, наличие сезонных колебаний спроса на продукцию, выпускаемую организацией), а также от экономических условий, в которых эта деятельность осуществляется (например, высокие темпы роста инфляции). Основным подходом к использованию  данной формулы является то, что все включаемые в нее показатели должны быть рассчитаны на основе данных за один и тот же период времени. Т.е. если величина оптимального объема заказа каждого вида сырья и материалов (а также других видов запасов) определяется один раз в квартал, при ее расчете необходимо использовать все показатели, которые отражают реальную ситуацию в отношении потребности в тех или иных видах запасов, уровне затрат, связанных с их заказом и хранением за этот квартал. Если в следующем квартале некоторые значения этих показателей изменятся, при расчете величины оптимального объема заказа будет  необходимо произвести соответствующие корректировки исходных данных.

В целях практического применения формулы оптимального объема заказа необходимо помнить о том, что не смотря на то, что сам расчет величины оптимального объема заказа является достаточно простым определение исходных данных для этого расчета может вызывать сложности. Так, завышение величины затрат, связанных с заказом (закупкой) запасов, а также затрат, связанных с хранением запасов, является ошибкой, которая  достаточно часто допускается при расчете величины оптимального объема заказа. Включение всех затрат, связанных с работой отдела снабжения в расчет величины затрат, связанных с заказом (закупкой) сырья и материалов, а также включение всех затрат, связанных с хранением запасов и погрузочно-разгрузочными работами в расчет величины затрат, связанных с хранением запасов, приводит к искажению величины оптимального объема заказа, что в результате отрицательно сказывается на эффективности управления запасами в целом.

Рассмотрим более подробно показатели, включаемые в формулу расчета оптимального объема заказов.

Объем использования запасов за год/квартал/месяц: данный показатель выражается в натуральных единицах и представляет прогнозный объем использования сырья и материалов (а также других видов запасов) за год/квартал/месяц.

Затраты, связанные с заказом (закупкой) партии сырья и материалов ( а также других видов запасов): данные затраты являются постоянными затратами, которые возникают на момент осуществления заказа запасов организацией. Это затраты, которые связаны не с количеством единиц заказываемых сырья и материалов, а с деятельностью, направленной на осуществление заказа (согласование заказа, отправка заказа поставщику). Также к этим затратам относятся затраты, связанные с проверкой соответствия количества и наименования полученных товаров, количеству и наименованию, указанному в заказе и сопроводительной документации, а также затраты, связанные с проверкой их качества. Необходимо отметить, что затраты на погрузочно-разгрузочные работы как правило не включаются в эту категорию затрат.

Затраты, связанные с хранением запасов: в основном в эту категорию включаются затраты, связанные с инвестированием денежных средств в запасы (например расходы на проценты по заемным денежных средствам, которые организация была вынуждена привлечь для покупки сырья и материалов), а также затраты, связанные с хранением запасов. В целях расчета величины оптимального объема заказа при расчете данного показателя учитываются только те затраты, которые изменяются пропорционально количеству запасов, находящихся в распоряжении организации, т.е. переменные затраты, связанные с хранением запасов. Таким образом, затраты на аренду складских помещений или затраты на электроэнергию, в расчет величины этого показателя не принимаются.  

Рассмотрим пример расчета величины оптимального объема заказа.

Исходные данные: организация занимается производством автобусов. Ежемесячно она закупает 150 двигателей, стоимостью 20 000 рублей каждый. Затраты, связанные с заказом составляют  3 000 рублей. Затраты, связанные с хранением двигателей, составляют 20% от их стоимости.

Расчет величины оптимального объема заказа:

D = 150 * 12 = 1 800 (двигателей)

C = 20 000;  i =0.20;

H = 20 000 * 0.20 = 4 000

S = 3 000

EOQ =

Таким образом, оптимальный объем заказа, который будет способствовать снижению  общей суммы годовых затрат, связанных с заказом и хранением запасов, составляет 52 двигателя.