Стратегическое планирование, коммуникации и инициативный менеджмент – это те процессы, которые уже существуют в организации. Увеличение роли Офиса стратегического управления в координации этих процессов позволит направить их на реализацию стратегии.
4. Стратегическое планирование
Разработка стратегии и ее реализация являются неотъемлемыми частями единого процесса. Функция стратегического планирования способствует проведению внутреннего и внешнего анализа конкурентных преимуществ организации, проведению ежегодных совещаний по стратегическим вопросам, а также позволяет заострять внимание топ-менеджеров на стратегических вопросах.
Однако встреча по вопросам стратегии не должна быть лишь мероприятием, проводимым раз в год. Даже для превосходно разработанной стратегии необходимы процессы коммуникации, ресурсного обеспечения, корректировки с учетом меняющихся обстоятельств. Офис планирования должен собирать и фильтровать различные новые идеи по улучшению корпоративной стратегии, которые могут возникать у сотрудников. Команда руководителей должна несколько раз в году обсуждать вопросы реализации стратегии. В конце концов стратегия – это гипотезы о причинно-следственных связях между внутренними действиями и их влиянием на внешних заинтересованных лиц, таких как клиенты и акционеры. Сбалансированная система показателей позволяет при помощи показателей аргументировать эти гипотезы. Информация по показателям должна постоянно обсуждаться на встречах руководства, стратегия должна пересматриваться в случае, если гипотезы не подтверждаются. Например, стратегия слияния двух банков, занимающихся обслуживанием небольших клиентов, называлась «100%-ное удержание клиентов». В результате реализации стратегии было выявлено большое количество нерентабельных клиентов. Банк быстро сориентировался и изменил свою стратегию на «100%-ное удержание прибыльных клиентов, предоставляя возможность маленьким неприбыльным клиентам добровольно перейти на обслуживание в другие банки.» Подобная стратегия принесла банку 50 млн.$ ежегодного дохода.
Сбалансированная система показателей компании Chrysler возникла на базе Офиса стратегического управления, новые процессы по реализации стратегии естественным образом расширили и органично вписались в существующие процессы планирования. Однако во многих организациях проекты по ССП реализуются без участия подобных ОСУ. Поскольку у проектной команды были более широкие обязанности по обеспечению всего процесса, то они осуществляли свою деятельность отдельно от офиса планирования. Для того чтобы избежать возникновения различных барьеров между планированием и реализацией, мы убеждены, что это разделение – всего лишь временное явление, и в конце концов эти две функции должны выполняться единым офисом.
5. Процесс коммуникации (доведения) стратегии
Осуществление эффективного доведения стратегии организации и разработанной ССП до сотрудников является важным моментом, если в организации планируется, что сотрудники должны вносить свой вклад в реализацию корпоративной стратегии. Компания Canon, USA описала свою систему коммуникации как «демократичная стратегия». Будучи типичной японской компанией с централизованной системой принятия решений, ОСУ компании Canon осуществлял процесс коммуникации таким образом, чтобы добиться полного понимания корпоративной стратегии всеми сотрудниками во всех структурных подразделениях компании.
Прямая ответственность за этот процесс в каждой организации возлагается на различные структурные подразделения. В некоторых организациях существует специальный департамент, который отвечает за процесс коммуникации. Этот департамент разрабатывает различные способы коммуникации и претворяет их в жизнь. Для таких организаций ОСУ выполняет роль координатора, который следит за частотой и тематикой коммуникационных мероприятий, отслеживает их направленность на реализацию корпоративной стратегии.
В других организациях, таких как Chrysler, Canon и Армия США, корпоративные группы, занимающиеся коммуникациями, имеют небольшое представление о стратегии, особенно на ранних этапах реализации проекта по ССП. В этих случаях прямая обязанность ОСУ осуществлять донесение корпоративной стратегии до сотрудников организации.
Также ОСУ следит за тем, чтобы семинары и тренинги, посвященные ССП, были включены в программы обучения сотрудников. Поскольку одним из самых эффективных путей доведения стратегии до сотрудников организации является личный рассказ исполнительного директора, то ОСУ оказывает содействие в организации подобных встреч.
6. Инициативный менеджмент
Стратегические инициативы – это самостоятельные программы, как правило, кросс-фукнциональные, затрагивающие разные структурные подразделения, которые помогают реализовывать стратегические цели. Отбор и руководство выполнением стратегических инициатив побуждает к изменениям и достижению определенных результатов. Наш опыт показал, что руководство стратегическими инициативами должно осуществляться независимо от текущих обязанностей.
Команда исполнителей обычно занимается разработкой стратегических инициатив в рамках ежегодного процесса планирования. Эти инициативы могут включать в себя как полную программу по управлению качеством, так и наиболее значимые инвестиции в технологии, направленные на улучшение операций и управление отношениями с клиентом. Новые инициативы также могут возникать и в течение года, в этом случае необходимо пересматривать приоритеты по реализации всех инициатив.
Офис стратегического управления в течение года осуществляет мониторинг выполнения стратегических инициатив, следит за тем, чтобы осуществлялось эффективное руководство по их реализации, своевременно выявляет те инициативы, которые не приносят значимых результатов. ОСУ периодически докладывает на встречах топ-менеджеров и состоянии дел в этом направлении. ОСУ следит за тем, чтобы стратегические инициативы были обеспечены соответствующими ресурсами, соблюдалась приоритетность реализации инициатив. Это имеет особое значение для реализации кросс-функциональных и междепартаментных стратегических инициатив, за которые, как правило, очень трудно назначить единоличного ответственного.
Для тех стратегических инициатив, ответственность за которые возложена на конкретные структурные подразделения, ОСУ выполняет роль координаторов. В этом случае, помимо периодического доклада руководству о ходе выполнения инициатив, ОСУ вмешивается в процесс реализации инициатив только, когда срываются сроки выполнения, имеет место превышение бюджета или полученные результаты не соответствуют ожидаемым.